Hoy en día el multitasking es amado u odiado, no parece haber término medio. A mi equipo le cuesta entender cómo ando en tantas cosas al mismo tiempo o me dicen que admiran cómo hago para estar con tantas cosas a la vez. Y la verdad es que solo hago una cosa a la vez, pero soy rápida al momento de cambiar de contexto y poner el foco.

Esto se lo atribuyo a varias cosas:

• hago bullet journal,
• tengo mis tareas registradas en algún lado,
• planifico en qué voy a trabajar,
• priorizo tareas de manera estratégica,
• uso la técnica pomodoro,
• escribo (un montón).

Veamos más en detalle cómo afectan estas cosas a cambiar el foco y poder ser muy productiva en menos tiempo. Yes, esta es la mayor ventaja: hacer más en menos tiempo. ✨

Bullet Journal

Qué es y los beneficios de hacer Bullet Journal te lo contaba en este otro artículo. Cortito y al pie: es una técnica que implica tener un cuaderno donde vas anotando todo lo que quieras hacer y organizarte. Yo no lo relaciono de manera directa con mi trabajo, aunque me permite vaciar mi cabeza y no quedarme pensando en todo lo que quiero o debo hacer. Importantísimo: tranquilamente podrías usar esta técnica para organizar tu trabajo.

Registrar mis tareas

Hay una frase que dice “lo que no se mide, no se puede mejorar”, a mi me gusta pensar que lo que no está escrito no se puede hacer. Sino mi cabeza sería un caos de requerimientos, tareas por hacer y prioridades. Si está escrito, sé que lo voy a hacer y la información necesaria está documentada en algún lado. Si no está escrito, no lo registro. Esto me sirve a mi para organizarme y al resto de las personas para:

a. bajar requerimientos y setear expectativas,

b. saber en qué estoy trabajando,

c. entender todo lo que tengo pendiente,

d. priorizar.

Planificar en qué voy a trabajar

Esta suele ser la parte más difícil si es que hay muchas cosas para hacer. Mi técnica tiene mucho de Bullet Journal: al cerrar el día defino las 2/3 tareas a las que les voy a dedicar tiempo al día siguiente. Al empezar el día no pierdo tiempo viendo qué puedo hacer, reviso si hay alguna tarea nueva y retomo lo que me propuse. Defino pocas, porque quien mucho abarca, poco aprieta. Si termino antes, recalculo y veo con qué seguir.

Al preparar mi agenda del día siguiente, también contemplo el tiempo de reuniones para entender cómo puedo distribuir ese tiempo entre las distintas tareas. Es casi como un rompecabezas: en base al tiempo que dispongo, elijo qué y cuándo lo voy a hacer de manera estratégica para que el espacio dedicado a cada cosa sea suficiente.

Priorizar las tareas

Para mi hay 2 tipos de tareas:

• las prioridades del proyecto, y
• las tareas que no son prioridad pero necesito dedicarle tiempo.

Las primeras son muy fáciles de priorizar: pusimos este deadline, mi equipo espera que para tal día esté tal cosa y trabajo en pos de eso. Ahora, las segundas son el verdadero desafío porque al no ser prioridades reales es muy fácil patearlas eternamente. Lo que suelo hacer es priorizarlas por sobre las prioridades. Suena raro, ¿no? Pero como no son la prioridad, voy a ser más práctica, ir al grano y no voy a perder tanto tiempo pues… necesito pasar a la verdadera prioridad. Esto también puede generar que no lo termine de una sola vez, pero me ayuda a avanzar. Un día escribo una primera versión del artículo, otro día vuelvo a completarlo y reordenar el contenido, a la tercera lo termino, ajusto redacción y está. En lugar de romperme la cabeza mirando la pantalla en blanco, ejecuto porque sé que necesito hacer otras cosas. Le dedico un tiempo finito y lo pongo antes para poder seguir con otra cosa.

Pomodoro

Soy una persona que se distrae de solo respirar. Cualquier excusa me resulta buena para no hacer lo que me había propuesto. Empezar siempre es lo más difícil, después de organizar lo que quiero hacer me suele costar activar, por lo que el pomodoro es mi mejor aliado para pasar a la acción. Una vez que pongo el pomodoro, el resto del mundo puede esperar. Y el resto se cuenta solo: como logré concentrarme, hay veces que ni me entero que se terminó el pomodoro hasta que no terminé la tarea y otras veces pongo tantos pomodoros necesite para terminar algo.

Escribo

Ya sea en un check-in o en el detalle de la tarea escribo los avances. Esto me resulta especialmente útil para pausar y continuar tareas en cualquier momento. Cuando pauso me sirve escribir para compartirlo con el team, cuando continuo me sirve para saber donde dejé la tarea y con qué seguir. Alabados sean los check-ins. 🙏

Patri tip

Esto escapa a la organización en sí misma, pero es la cereza del postre: suelo poner un tema en repetición continua de fondo. De esta forma escucho música, pero me es más fácil evitar cantar y perder la noción del tiempo. En definitiva: escuchar algo que me agrada, pero sin perder el desconcentrarme.

Y esta básicamente es mi receta para estar con muchas cosas y una sola a la vez. ¡Espero que te sea útil! ¿Vos cómo haces para organizarte? Contame en los comentarios 💬 y dejame algunos aplausos si te sirvió el artículo. 👏